Fragen & Antworten

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung des sourcingmanager erforderlich?

Jeder Nutzer benötigt einen Rechner mit Internet-Zugang. Als Browser werden empfohlen der Microsoft InternetExplorer, Mozilla Firefox und Opera in den jeweils aktuellsten Versionen mit den letzten Sicherheitsupdates.

Für die Nutzung der Applikation ist die Aktivierung von Java-Skript im Browser erforderlich. Der sourcingmanager ist optimiert für eine Bildschirmauflösung von 1024 x 768 Pixel.

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Welche Produkte eignen sich besonders für die Beschaffung über den "sourcingmanager"?

Der sourcingmanager wurde für die Beschaffung sogenannter C-Artikel konzipiert.

Auch Dienstleistungen wie etwa Malerarbeiten können über den sourcingmanager abgerufen werden.

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Wer hat Zugriff auf den "sourcingmanager"?

Unternehmensübergreifend sind alle am Beschaffungsprozess Beteiligten in den sour-cingmanager eingebunden. So greifen auf Seite des einkaufenden Unternehmens Be-nutzer mit den Rollen "Strategischer Einkäufer" und "Besteller" und auf Seite des Lieferanten Benutzer mit den Rollen "Lieferant" auf den sourcingmanager zu.
Basis aller Bestellungen im sourcingmanager sind verhandelte Rahmenverträge. Jeder Artikel, der bestellt werden soll, muss also im Rahmenvertrag des einkaufenden Unternehmens enthalten sein. Dadurch ist gewährleistet, dass die Vereinbarungen zwischen einem Lieferanten und dem einkaufendem Unternehmen bei jeder Bestellung eingehalten werden.

Der "Strategische Einkäufer" vereinbart und verwaltet die Rahmenverträge seiner Lieferanten. Er darf Artikel bei angebundenen Lieferanten anfragen und Angebote akzeptieren. Sobald er einem Preisangebot zu einem angefragten Artikel zugestimmt hat, ist der Artikel Teil des Rahmenvertrages. Er steht nun allen autorisierten Bestellern in ihrem Bestellkatalog zur Verfügung.

Der "Besteller" hat Zugriff auf die für ihn freigeschalteten Bestellkataloge. Über eine Suchfunktion selektiert er die benötigten Artikel und stellt sie zu einem Warenkorb zu-sammen. Unter Berücksichtigung der für ihn freigegebenen Liefer- und Rechnungsan-schriften sendet er den Warenkorb als Bestellung an die entsprechenden Lieferanten.

"Lieferanten" bilden das Pendant zu den einkaufenden Unternehmen und werden im sourcingmanager eingerichtet als eigenständige Mandanten mit ihren Gesamtkatalogen und den jeweiligen Rahmenverträgen. Über die Gesamtkataloge können andere einkaufende Unternehmen Kontakt zu dem Lieferanten aufnehmen, indem sie eine Artikelanfrage stellen. Der Lieferant gibt daraufhin ein Preisangebot für das anfragende Unternehmen ab. So können Rahmenverträge zwischen Lieferanten und Einkäufern direkt über den sourcingmanager zustande kommen.

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Können eigene Lieferanten des einkaufenden Unternehmens angebunden werden?

Ja, die Sourcing Management GmbH unterstützt die Anbindung der bestehenden Geschäftsbeziehungen. Der Kunde bestimmt selbst, bei welchen Lieferanten – gleich, ob regional oder überregional – über den "sourcingmanager" bestellt werden soll.

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Wie funktioniert die technische Anbindung der Lieferanten?

Für die Ersteinrichtung der Lieferanten im "sourcingmanager" ist immer die Systemadministration bei der Sourcing Management GmbH zuständig. Die Bereitstellung der Artikeldaten kann jedoch auf zwei Wegen erfolgen:

1. Die Lieferanten senden ihren digital aufbereiteten Gesamtkatalog und Rahmenvertrag als E-Mail-Attachment oder auf CD-Rom an die Sourcing Management GmbH. Sind die Daten technisch in Ordnung, werden sie als Gesamtkatalog in den "sourcingmanager" importiert und damit für alle angebundenen einkaufenden Unternehmen freigeschaltet. Weisen die Daten formale Fehler auf, erhält der Lieferant ein Fehlerprotokoll mit der Bitte um Korrektur. Nach erfolgreicher Bereitstellung des Gesamtkataloges wiederholt sich der Prüfvorgang für die Daten des Rahmenvertrages. Sind sie formal in Ordnung, werden sie als Rahmenvertrag für den Kunden des Lieferanten bereitgestellt.

2. In die Standardfunktion für Lieferanten ist eine Katalog-Upload-Funktion integriert. Darüber können Lieferanten ihre Gesamtkataloge selbst managen. Auch die Möglichkeit, Rahmenverträge einzustellen, ist mit dieser Funktion gegeben. Erläuterungen zum Ablauf des Katalog-Uploads werden dem Lieferanten nach Abschluss des Nutzungsvertrags ausgehändigt.

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Worin liegt im sourcingmanager der Unterschied zwischen Gesamtkatalogen und Rahmenverträgen?

In einem Gesamtkatalog stellt ein Lieferant sein gesamtes Artikelsortiment mit allen wichtigen Daten zusammen, die für jeden Kunden gleich sind. So bilden beispielsweise Bildverweise, Langbeschreibungen oder ecl@ss-Ids typische Elemente eines Gesamtkataloges. Der Gesamtkatalog wird im "sourcingmanager" zentral hinterlegt und ist die Grundlage für jeden Rahmenvertrag: Ein Artikel, der in einem Rahmenvertrag abgebildet werden soll, muss zuvor im Gesamtkatalog angelegt worden sein.

Was die Funktion des Gesamtkataloges betrifft, so fasst er alle wiederkehrenden Artikelmerkmale zusammen, so dass sie in einem Rahmenvertrag nicht redundant abgelegt werden müssen. Von der vertrieblichen Seite aus betrachtet, dient der Katalog als Informationsquelle für alle angebundenen einkaufenden Unternehmen, die sich für das Artikelspektrum eines Lieferanten interessieren. Benutzer mit der Berechtigung, Preisanfragen zu stellen, haben jederzeit die Möglichkeit, Artikel aus einem Gesamtkatalog über den "sourcingmanager" anzufragen und so einen Rahmenvertrag zu initiieren.

Der Rahmenvertrag ist ein kundenspezifischer Katalog, der sich im Idealfall zusammensetzt aus einem individuell auf das Unternehmen abgestimmten Sortiment des Gesamtkataloges und Sonderkonditionen enthält. Alle Artikel eines Rahmenvertrages sind freigegeben für den Bestellkatalog eines Unternehmens.

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Können Lieferanten neben ihrem Standardsortiment Spezialkataloge im sourcingmanager einstellen?

Ja, grundsätzlich kann ein Lieferant mehrere Kataloge im "sourcingmanager" betreiben. Pro Katalog wird ein Mandant eingerichtet. Zu diesem Katalog können diverse Rahmenverträge für Kunden eingestellt werden. Ob es sich bei den Katalogen um das Standardsortiment oder um Aktionsware des Lieferanten handelt, spielt technisch gesehen keine Rolle. Ein Lieferant könnte beispielsweise einen Standardkatalog betreiben und einen zusätzlichen Katalog, über den er seinen Kunden besondere Highlights anbieten möchte.

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In welchem Datenformat müssen die Artikeldaten aufbereitet werden?

Die Lieferanten bereiten ihre Gesamtkataloge und Rahmenverträge gemäß dem Produktdatenstandard BMEcat auf. Im "sourcingmanager" wird der XML-basierte Standard derzeit in den Versionen 1.01, 1.2 und neuderdings auch in der Version 2005 verarbeitet. Allgemeine technische Spezifikationen zum BMEcat stehen Externer Link, wird in neuem Fenster geöffnethier zum Download bereit.

Zur Darstellung der Artikeldaten werden im "sourcingmanager" nicht alle BMEcat-Elemente verwendet. Einen genauen Überblick über die derzeit genutzten Elemente und Muss-Eingaben liefern die "sourcingmanager"-internen Spezifikationen zur Artikeldatenaufbereitung. Sie basieren weitestgehend auf den Spezifikationen, die vom BMEcat herausgegeben werden. Zusätzlich gehen sie gezielt auf die Anforderungen der Darstellung im "sourcingmanager" ein. Diese Spezifikationen werden auf Anfrage an den jeweiligen Lieferanten herausgegeben.

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Welches Klassifizierungsschema für Artikel wird unterstützt?

Im "sourcingmanager" wird das Klassifizierungsschema "ecl@ss" in der aktuellen Version 5.1.1 genutzt.

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Wie erhalten Lieferanten ihre Aufträge?

Die über den "sourcingmanager" generierten Bestellungen werden nach dem Absenden des Warenkorbs an die Lieferanten übermittelt. Je nach hinterlegter Einstellung erfolgt die Übermittlung per E-Mail oder als Datensatz an eine definierte Schnittstelle.

Über seine Systemeinstellungen kann der Lieferant selbst festlegen, an welche E-Mail-Adresse die Bestellungen gesendet werden sollen. Für die Übermittlung der Bestellungen als Datensatz sind Absprachen mit der Sourcing Management GmbH erforderlich.

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Welche Sicherheitsvorkehrungen werden von der Sourcing Management GmbH getroffen?

Für die Integrität der vom Kunden eingegebenen Daten und den fehlerfreien Betrieb sorgt die Sourcing Management GmbH. Der Transport der Daten im Internet wird über den SSL-Standard (Secure Socket Layer) mit einer 128-Bit-Verschlüsselung geschützt.

Die Sourcing Management GmbH stellt durch Passwortfunktionalitäten sicher, dass bei sachgerechter Nutzung dieser Funktionalitäten durch die Vertragsparteien Dritte keine Einsichtsrechte in die individuell vereinbarten Konditionen erhalten können, noch dass Personen Bestellvorgänge außerhalb der ihnen eingeräumten Vollmachten initiieren können. Die Sorgfalt im Umgang mit den vereinbarten Passwörtern obliegt dem Nutzer.

Hiervon ausgenommen sind die Personen, die im Auftrag der Sourcing Management GmbH mit der Wartung und Pflege des Systems betraut werden. Diese Personen sind entsprechend zur Vertraulichkeit verpflichtet worden.

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Kann das unternehmenseigene Design in die Anwendung integriert werden?

Ja, jedes Unternehmen kann den "sourcingmanager" in einer an sein Corporate Design angepassten Variante nutzen. Möglich ist sowohl die Integration eines Logos in das Standard-Layout als auch die Anpassung des gesamten Menüs und der Benutzermasken an das Corporate Design des Unternehmens. Ein Angebot dazu unterbreitet die Sourcing Management GmbH auf Anfrage.

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Was muss ich als Lieferant tun, wenn sich die Preise für meine Kunden geändert haben und ich einen neuen Katalog einstellen möchte?

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Wer aktualisiert die Rahmenverträge im sourcingmanager?

Die Pflege der Rahmenverträge übernimmt der Lieferant. Die Laufzeit eines Vertrages wird nach wie vor zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden vereinbart.
Viele Kunden aktualisieren ihre Rahmenverträge einmal im Jahr. Zusätzlich finden Rahmenvertragsverhandlungen zwischen dem Lieferanten und dem Einkäufer statt, in denen das künftige Sortiment inklusive der Preise vereinbart wird.
Das Ergebnis dieser Verhandlungen wird dann vom Lieferanten in elektronischer Form (BMEcat- oder Excel-Format) aufbreitet. Anschließend werden die verhandelten Rahmenverträge gebündelt hochgeladen und stehen damit den Einkäufern automatisch zur Verfügung.

Wenn auch Sie Ihre Rahmenverträge in elektronischer Form aufbereiten möchten, fordern Sie bitte unsere aktuellen Artikelspezifikationen an.

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